Saisissez vos casses, vols et péremptions ligne par ligne. L’outil calcule automatiquement la perte totale, exporte en CSV ou imprime la fiche prête pour l’affichage en cuisine ou réserve.
L’encre ne rembourse pas vos pertes. Mais une fiche structurée — avec motifs standards et perte chiffrée — change la conversation avec votre équipe et votre comptable.
Mode impression PDF pour affichage en cuisine ou réserve
Définitions
Démarque connue vs démarque inconnue : la différence comptable
La démarque connue regroupe toutes les pertes documentées : casse déclarée, péremption, retours fournisseur. Vous savez ce qui a disparu et pourquoi. La démarque inconnue est l’écart entre le stock théorique et le stock physique au moment d’un inventaire — sans explication. Vol externe, vol interne, erreurs de saisie, sous-déclaration… elle représente en moyenne 1 à 2 % du chiffre d’affaires retail en France selon la FCD (Fédération du commerce et de la distribution). Le but de cette fiche : transformer un maximum de démarque inconnue en démarque connue, parce que la connue est déductible fiscalement et exploitable opérationnellement.
Démarque connue = pertes documentées et déductibles
Démarque inconnue = écart sans explication entre théorique et physique
Ratio cible PME retail : moins de 1,5 % du CA en démarque totale
Benchmarks
Taux de démarque moyen par secteur (chiffres 2024-2025)
Les taux varient fortement selon le secteur. Restauration : 3 à 6 % du CA matières premières (péremption, casse, surportions). Retail alimentaire : 1,5 à 3 % du CA (péremption, vol, casse). Retail non-alimentaire (mode, beauté) : 1 à 2 % (vol externe principalement). E-commerce : 0,5 à 1,5 % (casse transport, retours détériorés, vol entrepôt). Industrie/atelier : 0,3 à 1 % (casse manipulation, déclassement qualité). Si votre démarque dépasse la borne haute de votre secteur, ce n’est pas un détail : sur 1 M€ de CA en restauration, 1 point de démarque en plus = 10 000 € de marge en moins.
Psychologie
Pourquoi vos employés cachent la casse (et comment briser le tabou)
Trois raisons principales font que les casses ne sont pas déclarées. Première raison — peur de la sanction : l’employé pense que déclarer = se faire engueuler, voire retenir sur salaire (illégal pour une casse non intentionnelle, mais la peur reste). Deuxième raison — friction administrative : remplir un cahier ou un Excel prend du temps que personne n’a. Troisième raison — invisibilité du sujet : si le patron ne demande jamais le chiffre, l’employé pense que ça n’intéresse personne. Solutions : règle écrite « toute casse déclarée n’entraîne aucune sanction », fiche pré-imprimée affichée bien en vue (comme celle générée ici), revue mensuelle en réunion d’équipe — pas pour blâmer, pour identifier les causes (emballage fragile, méthode de manipulation, fournisseur défectueux).
Fiscal
Impact fiscal : déduire la démarque connue de votre résultat
En France, la démarque connue documentée est déductible du résultat imposable. Concrètement : un produit déclaré cassé sort du stock à sa valeur d’achat, ce qui diminue d’autant la valeur du stock final, donc augmente les charges de l’exercice — et baisse le bénéfice imposable. Pour que la déduction soit acceptée par l’administration en cas de contrôle, il faut une trace écrite : date, produit, quantité, valeur, motif, signature. C’est exactement le format de cette fiche. Conservation conseillée : 6 ans (durée légale comptable). Pour les denrées alimentaires invendues, la défiscalisation via don à une association (loi Garot) peut aller jusqu’à 60 % de la valeur — voir notre calculateur dédié.
Workflow
Du papier au scan smartphone : workflow recommandé
Étape 1 — Phase papier (cette fiche) : affichez la fiche en cuisine, réserve ou atelier. L’employé note casses et péremptions au stylo. Le patron centralise hebdomadairement. Bon pour démarrer mais ressaisie pénible. Étape 2 — Photo de la fiche envoyée par WhatsApp : limite la perte de feuilles, mais pas de calcul automatique. Étape 3 — App mobile (ApsionScan) : l’employé scanne le code-barres du produit cassé, choisit le motif dans une liste, photographie le produit pour preuve. Le stock est mis à jour instantanément, la valeur déduite, le rapport accessible en temps réel par le dirigeant. Comptez 2 à 5 secondes par déclaration vs 30 à 60 secondes en papier.
Fiche papier vs Déclaration scannée ApsionScan
—
Fiche papier (cet outil)
Déclaration scannée ApsionScan
Coût de mise en place
Gratuit
À partir de 10 €/mois
Temps par déclaration
30-60 secondes
2-5 secondes
Mise à jour du stock
Manuelle hebdo
Instantanée
Risque de fiche perdue
Réel
Nul (cloud)
Preuve photo
Non
Oui
Audit trail comptable
À recomposer
Auto-généré
Mode d’emploi
Documenter la démarque mensuelle en 4 étapes
Workflow complet pour passer d’une casse subie à une casse pilotée.
1
Imprimez et affichez la fiche
Affichez à hauteur d’yeux en cuisine, réserve ou atelier. Plastifiez si l’environnement est humide. Ajoutez un stylo permanent attaché à la fiche.
2
Communiquez la règle de non-sanction
Réunion de 5 minutes : toute casse déclarée n’entraîne aucune sanction. Une casse cachée découverte plus tard, oui. Cette inversion de risque débloque les déclarations.
3
Centralisez chaque semaine
Le vendredi soir ou lundi matin : récupérez la fiche, saisissez les lignes dans cet outil, exportez en CSV pour le comptable. Affichez une nouvelle fiche vierge.
4
Revue mensuelle en équipe
En réunion : 5 minutes sur les 3 motifs les plus fréquents. Cherchez la cause racine, pas le coupable. Mettez à jour les procédures (emballage, manipulation, FEFO, etc.).
FAQ
Combien de temps faut-il conserver les fiches de casse ?
En France, 6 ans minimum pour les pièces comptables (article L. 123-22 du Code de commerce). Conservation papier ou numérique acceptée si la fiche est lisible et non modifiable a posteriori.
Quel est le taux de démarque inconnue toléré par mon comptable ?
Pas de seuil légal absolu, mais un comptable signalera tout écart d’inventaire dépassant 2 à 3 % du stock comme suspect. Au-delà, il peut demander un inventaire physique complet et une justification écrite.
Comment justifier une perte importante (incendie, dégât des eaux) ?
Procès-verbal, photos datées, déclaration assurance, fiche de casse signée par 2 personnes. Conservez une trace de la valorisation au moment du sinistre et de la décision de mise au rebut.
Le motif "vol" peut-il être déclaré sans plainte au commissariat ?
Oui pour la déduction comptable interne. Pour une indemnisation assurance, en revanche, un dépôt de plainte est généralement exigé. Dans le doute, déposez plainte — c’est gratuit et l’indemnisation potentielle dépasse souvent la valeur du vol.
Peut-on déclarer une démarque sur un produit en consignation ?
Oui, mais le traitement comptable diffère : la perte est imputée au propriétaire (votre fournisseur) selon le contrat de consignation. Documentez la casse avec preuve, transmettez au fournisseur sous 30 jours.
Mes équipes refusent de remplir la fiche, que faire ?
Trois leviers : 1) afficher la règle de non-sanction noir sur blanc, 2) réduire la friction (fiche affichée + stylo attaché vs cahier perdu dans un tiroir), 3) revue mensuelle non-accusatoire. Si malgré tout le taux reste à 0 alors que vous voyez de la casse en poubelle, le passage à l’app mobile est souvent la solution — elle prend 5 secondes au lieu d’1 minute.