Schade- en verliesrapport PDF

Definities

Bekend vs onbekend verlies

Bekend verlies is gedocumenteerd: breuk, verval, retour. Onbekend is het verschil tussen theoretische en fysieke voorraad zonder verklaring — diefstal, fouten, onderregistratie. Doel van dit blad: zoveel mogelijk onbekend omzetten in bekend, want bekend is aftrekbaar en bestuurbaar.

• Bekend = traceerbaar en vaak fiscaal aftrekbaar
• Onbekend = verklaringsgap op voorraad
• Retail-KMO: streef tot <1,5% omzet totaal shrink

Benchmarks

Sectorgemiddelden (indicatief)

Horeca: vaak 3–6% op voedselkosten. Supermarkt: 1,5–3% omzet. Non-food: 1–2%. E-commerce: 0,5–1,5%. Industrie: 0,3–1%. Boven de bovengrens kost elk procentenpunt directe marge.

Psychologie

Waarom teams breuk verzwijgen

Angst voor straf, administratieve rompslomp, of het idee dat niemand het interesseert. Maak duidelijk: melden = geen sanctie; verbergen later ontdekt = wel consequentie. Zichtbaar blad + vaste pen verlagen wrijving.

Fiscaal

Documentatie voor aftrek

Gedocumenteerd bekend verlies kan onder voorwaarden van het resultaat. Bewaar datum, product, hoeveelheid, waarde, reden, handtekening. Bewaartermijn meestal meerdere jaren; bevestig met uw accountant.

Workflow

Van papier naar scan

Fase 1: dit blad ophangen. Fase 2: wekelijks centraliseren in de tool en CSV naar boekhouding. Fase 3: ApsionScan — scan product, kies reden, foto bewijs; voorraad en rapport realtime.